Mistä on hyvä analytiikkaprojekti tehty - kehittäjän näkökulma

Datasta tukea

Projektin tavoitteena oli tehdä näkyväksi toimitusketjuun liittyviä datavirtoja ja avainlukuja kuluttajatuotteita valmistavassa yrityksessä. Materiaalihankinta, tuotanto, varastonhallinta, logistiikka, myynti ja huolto ovat samaa jatkumoa, jossa yhden toiminnon muutokset – niin hyvässä kuin pahassa – vaikuttavat oitis ketjun muihin lenkkeihin.

Siksi luotettava data sekä siitä jalostetut harmonisoidut mittarit ja ennusteet ovat edellytys sille, että datasta saadaan tukea operatiiviseen päätöksentekoon. Tällä tavoin ajantasainen tieto näkyy kaikille samalla tavoin, ja vältetään tilanteet, joissa datasta syntyy toimitusketjun eri vaiheisiin toisistaan poikkeavia totuuksia.

Käyttäjätarinat tavoitteiksi

Ennen kuin osuuteni projektissa alkoi, sitä varten oli tehty huolellisia esivalmisteluja. Joukko tuotannon, myynnin, huollon ja materiaalihankinnan asiantuntijoita olivat kirjailleet aikaa vievät rutiinityönsä käyttäjätarinoiksi ja toiveiksi siitä, minkälainen tieto ja avainluvut toisivat niihin helpotusta. Odotuksissa oli levynkulmille käsin koottujen Excel-taulukoiden sijaan saada automaattisesti päivittyvät raportointinäkymät.

Näiden esivalmistelujen aikana liiketoiminnan asiantuntijat ja loppukäyttäjät olivat itse saaneet maalata parempaa arkea –  siemen sille, miten oma työaika saataisiin parempaan käyttöön, oli kylvetty. Tämän ansioista loppukäyttäjät olivat myös sitoutuneita projektiin, koska tavoitteet olivat heidän omiaan.

Laajaa osaamista

Projektitiimiin oli koottu sekä teknistä että liiketoimintaosaamista. Roolini tiimissä oli toimia kehittäjänä, joka implementoi datan lukemisen eri lähteistä, tarkasteli datan laatua ja sopivuutta, koodasi, koosti ja visualisoi sen eri kanteilta erilaisine filttereineen. Jotta tuloksia saataisiin rivakammin ulos ja kehitysosaamista kerrytettyä myös talon sisäisesti, kanssani implementointiin liittyi  kaksi asiakkaan omaa kehittäjää.

Tuoteomistaja toimi tulkkina sille, kuinka prosessi eri liiketoiminnan vaiheissa käytännössä toimii ja miten tämä näkyy lähdedatassa. Koska kehittäjä ei ole operatiivisen liiketoiminnan asiantuntija, lähdedatan ja liiketoiminnan välisen yhteyden ymmärtäminen on elintärkeää.

Scrum master hoiteli arjen juoksevia asioita: pääsyoikeuksia, sprinttien organisointia, aamupalaverien vetämistä ja syventävien tapaamisten koollekutsumista.

Analyytikko kartoitti ja tutki eri datalähteiden laatua ja IT-tiimi toimitti näkymiä dataan. Lisäksi loppukäyttäjät alkumetreiltä asti testasivat ja kommentoivat raportteja, ja antoivat välitöntä palautetta tehdyistä ratkaisuista.   

Tieto kulkee

Jokainen työpäivä alkoi vartin etäaamupalaverilla, jossa kerrattiin pikaisesti mitä oli saatu aikaiseksi ja mitä päivän aikana on aikeissa tehdä. Palaverin avulla pääsimme heti kiinni ongelmakohtiin, ja lisäksi näin korona-aikaan tämä oli oiva tilaisuus tunnustella päivän virettä sekä kannustaa kollegoita.

Organisoimme työmme kahden viikon sprinteiksi, joiden tavoitteet pilkoimme käyttäjätarinoista selkeiksi tehtäviksi. Näistä priorisoimme yhdessä loppukäyttäjien kanssa työjonon. Sprintin päätteeksi tarkastelimme saavutuksia. Katselmoinneissa oli joka kerta hyvä osanotto ja demoista seurasi vilkasta keskustelua. Tässä vaiheessa vertasimme edistymistä myös budjettiin ja hahmottelimme jäljellä olevan potin parasta mahdollista käyttötapaa.

Ongelmiakin riitti ratkottavaksi eikä asiat aina edenneet toivotunlaisesti. Sen sijaan, että olisimme selitelleet viivästyksiä parhain päin ja pysyneet härkäpäisesti suunnitelmassa, otimme pulmat heti tiiminä käsittelyyn ja selätimme ne yhdessä. Jos jokin ongelma osoittautui kertakaikkiaan mahdottomaksi ratkaista budjetin tai aikataulun sallimissa rajoissa, korjasimme työjonoa ja jatkoimme työtä toisella rintamalla. 

Tulokset käyttöön

Sitä mukaa kun raportointinäkymiä valmistui ja niiden esittämä tieto saatiin validoitua, siirsimme raportteja tuotantoympäristöön. Järjestimme loppukäyttäjille koulutuksia, joissa kävimme läpi toiminnallisuuksien lisäksi myös sitä, mitä tarjottava tieto piti sisällään: miten mittarit oli rakennettu, mistä lähteestä data tuli, mitä tuotantoketjun vaihetta numerot kuvasivat  ja kuinka usein raportit päivittyivät.

Näin raportit saatiin asiantuntijoiden käyttöön samanaikaisesti ja luottamus uusiin raportointinäkymiin alkoi kasvaa. Niiden myötä koko toimitusketjusta avautui laajempi ja yhtenäisempi kuva, kun dataa eri vaiheista tuli näkyväksi koko ketjun yli ja kokonaisuuden ymmärtäminen helpottui. 

Koska projekti oli tiukasti sidoksissa operatiiviseen liiketoimintaan, se nosti esiin myös eroavaisuuksia toimintatavoissa. Esimerkiksi erilaiset kirjaamiskäytännöt saattoivat vääristää dataa siten, että kehitetyissä mittareissa näkyi poikkeamia. Myös datan laatuun, kerryttämiseen ja ylläpitoon liittyvät tarpeet konkretisoituivat, kun raportoitavia numeroita validoitiin.  Näin analytiikkaprojekti tuotti arvoa myös operatiivisten toimintatapojen parantamisessa.

Yhteenveto

Tämän projektin myötä kiteyttäisin onnistuneen analytiikkaprojektin kulmakivet seuraavasti:

• Selkeän tavoitteen rakentaminen lähtee muutostarpeen konkreettisesta kuvaamisesta, jolloin se kirkastuu niin kehitystiimille kuin loppukäyttäjillekin. Konkreettisten käyttäjätarinoiden juju on siinä, että ne tekevät liiketoiminnan arkityön pullonkaulat kehitystiimille ymmärrettäviksi ja motivoivat hakemaan niihin ratkaisuja. Tätä kautta liiketoiminta myös sitoutuu projektiin alusta lähtien. Loppukäyttäjien ja asiantuntijoiden tuki ja välitön palaute on välttämätöntä notkealle etenemiselle – se on myös tiimille polttoainetta, joka luo yhdessä tekemisen intoa.

• Ketterät työtavat (scrum) tuovat projektin kulkuun ryhtiä, kun arjen kulku on selkeästi raamitettu. Kapasiteettia ei tarvitse tuhlata ylimääräiseen asioista sopimiseen, kun niille on selkeät menetelmät ja asiansa osaava Scrum Master.

• Kyvykäs tiimi sisältää sekä teknistä taitoa että liiketoimintaosaamista, ja yhteinen tavoite näkyy kaikille yhtä selkeänä. Tiimin katse suuntaa eteenpäin eikä peräpeilistä haeta turhaan ongelmien syitä. Hyvä tuuli ja innostus tarttuu: se tekee, joka osaa ja ennättää.

• Tulosten käyttöönotto varmistetaan koulutuksilla, jotta luottamus uusiin raportointinäkymiin syntyy.  Näin päästään pikkuhiljaa eroon hajallaan olevista, usein vain oman tiimin käyttöön tehdyistä ja käsin ylläpidettävistä koosteista. 

• Liiketoiminnan harmonisointi saattaa olla analytiikkaharjoituksen arvokas sivutuote, sillä datan validointi ja rakennetut mittarit paljastavat myös mahdollisia prosessipoikkeamia ja eroavia käytäntöjä organisaation eri puolilla.

Uskon, että näillä eväillä analytiikkaprojektin onnistumiselle on hyvät edellytykset – menestys seuraa, kun siihen valmistautuu!